Stundenzettel-Vorlage: kostenlos zum Ausdrucken
Diese Stundenzettel-Vorlage hat 31 Zeilen für einen ganzen Monat mit Beginn, Ende, Pause und Tagessumme in Stunden:Minuten und dezimal; die Monatssumme rechnet die Seite sofort aus. Sie können die Tabelle leer ausdrucken und von Hand ausfüllen oder am Bildschirm eintragen, drucken und als CSV für Excel herunterladen – gespeichert wird nichts.
| Datum | Beginn | Ende | Pause (min) | Summe h:mm | dezimal |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | |||||
| 2. | |||||
| 3. | |||||
| 4. | |||||
| 5. | |||||
| 6. | |||||
| 7. | |||||
| 8. | |||||
| 9. | |||||
| 10. | |||||
| 11. | |||||
| 12. | |||||
| 13. | |||||
| 14. | |||||
| 15. | |||||
| 16. | |||||
| 17. | |||||
| 18. | |||||
| 19. | |||||
| 20. | |||||
| 21. | |||||
| 22. | |||||
| 23. | |||||
| 24. | |||||
| 25. | |||||
| 26. | |||||
| 27. | |||||
| 28. | |||||
| 29. | |||||
| 30. | |||||
| 31. |
So wird gerechnet
Tagessumme = Ende − Beginn − Pause
dezimal = Minuten ÷ 60 (7:45 h = 465 min = 7,75 h)
Jede Zeile wird nur gezählt, wenn Beginn und Ende eingetragen sind; die Pause steht in Minuten, ein leeres Pausenfeld gilt als 0. Endet eine Schicht nach Mitternacht, etwa von 22:00 bis 06:00 Uhr, erkennt die Vorlage den Tageswechsel und rechnet 8:00 h. Die Dezimalspalte ist für Lohnabrechnung und Excel gedacht: 8:30 h erscheinen dort als 8,50, nicht als 8,30. Wer die Umrechnung für einzelne Werte braucht, findet sie unter Minuten in Dezimalstunden; die Rechnung für einen einzelnen Tag mit Pausenprüfung übernimmt der Arbeitszeit-Rechner.
Beispiele für ausgefüllte Zeilen
| Tag | Beginn | Ende | Pause | Summe h:mm | dezimal |
|---|---|---|---|---|---|
| Bürotag | 08:00 Uhr | 16:45 Uhr | 45 min | 8:00 h | 8,00 |
| kurzer Freitag | 07:30 Uhr | 13:15 Uhr | 0 min | 5:45 h | 5,75 |
| langer Tag | 06:50 Uhr | 17:40 Uhr | 50 min | 10:00 h | 10,00 |
| Nachtschicht | 22:00 Uhr | 06:30 Uhr | 30 min | 8:00 h | 8,00 |
Die vier Zeilen ergeben zusammen 31:45 h oder 31,75 Stunden. Der lange Tag liegt mit 10:00 h genau an der Obergrenze aus § 3 ArbZG und braucht nach § 4 ArbZG mindestens 45 Minuten Pause; die Vorlage meldet unter der Monatssumme, wenn eine eingetragene Pause kürzer ist, als das Gesetz verlangt. Die Regeln dazu erklärt der Pausenrechner.
Drucken und exportieren
- Leer drucken: Ohne Eingaben auf „Drucken“ klicken. Kopf- und Fußzeile der Website werden im Druck ausgeblendet, die Tabelle füllt das Blatt.
- Am Bildschirm ausfüllen: Uhrzeiten über die Zeitfelder eintragen, Pausen in Minuten; die Summen erscheinen sofort in den letzten beiden Spalten.
- Als CSV sichern: Die Datei enthält Datum, Beginn, Ende, Pause und beide Summen mit Semikolon getrennt und öffnet sich in Excel oder LibreOffice direkt in Spalten. Sie wird nur im Browser erzeugt und nicht auf einen Server übertragen.
- Neu beginnen: „Alle Felder leeren“ setzt die Tabelle zurück; beim Neuladen der Seite sind die Eingaben ohnehin weg, weil die Vorlage nichts speichert.
Rechtsgrundlagen der Zeiterfassung
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber jede Arbeitszeit aufzeichnen, die über 8 Stunden werktäglich hinausgeht, und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für Minijobs und die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen wie Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit aller Beschäftigten systematisch erfassen müssen; eine gesetzliche Ausgestaltung mit Formvorgaben gibt es bislang nicht, ein handschriftlicher Stundenzettel ist daher weiterhin zulässig.
Stand September 2026. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können eigene Erfassungsformen, Rundungsregeln oder Kernzeiten vorschreiben; der Arbeitsvertrag legt fest, ob Pausen bezahlt werden. Die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes mit elektronischer Erfassungspflicht ist ein Entwurf und kein geltendes Recht. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung zur Zeiterfassung in Ihrem Betrieb.
Grenzen der Vorlage
- Mehrere Schichten an einem Tag oder mehrere Pausen brauchen eine zweite Zeile oder die Summe der Pausen im Pausenfeld.
- Zuschläge, Reisezeiten, Bereitschaft und Urlaubstage werden nicht bewertet; die Vorlage zählt nur Stunden.
- Der Vergleich mit dem Monatssoll fehlt bewusst, weil das Soll von Arbeitstagen und Feiertagen abhängt; die Zahl der Arbeitsstunden eines Monats zeigt Wie viele Arbeitsstunden hat ein Monat?, den Saldo der Überstunden-Rechner.
- Ohne Speicherung eignet sich die Seite zum Ausfüllen in einem Durchgang; für laufende Erfassung die CSV-Datei am Monatsende sichern.
Wie trage ich 7 Stunden und 45 Minuten dezimal ein?
Als 7,75: 45 Minuten sind drei Viertel einer Stunde. Die Vorlage nimmt Uhrzeiten entgegen und liefert den Dezimalwert automatisch.
Muss die Pause auf dem Stundenzettel stehen?
Ja, wenn der Arbeitgeber die Erfassung verlangt, gehören Beginn, Ende und Pausen dazu, weil sich nur so die Arbeitszeit nach § 2 ArbZG ergibt. Bei mehr als 6 Stunden Arbeit müssen mindestens 30 Minuten Pause eingetragen sein.
Warum öffnet Excel die CSV-Datei in einer Spalte?
Weil die Datei Semikolons als Trennzeichen nutzt, was deutsche Excel-Versionen automatisch erkennen; englische Installationen erwarten Kommas. Dort hilft „Daten – Aus Text/CSV“ mit Trennzeichen Semikolon.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Der Arbeitgeber muss Aufzeichnungen nach § 16 ArbZG und § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre aufbewahren. Beschäftigten hilft eine eigene Kopie, falls es später Streit um Überstunden gibt.